Smart Office & digitaler Arbeitsplatz
Der moderne Arbeitsplatz – sicher, skalierbar, unabhängig
Der moderne Arbeitsplatz entscheidet darüber, wie produktiv ein Unternehmen ist – und wie schnell es auf neue Anforderungen reagieren kann. Viele Teams arbeiten heute mit Insellösungen, komplizierten Workflows oder starren Cloud-Abhängigkeiten. Das kostet Zeit, Geld und Nerven. Ein Smart Office lässt sich neu denken: mit klaren Standard-Bausteinen für Kollaboration, Telefonie, Dokumente, ERP-Workflows und Hybrid-Cloud. Ob Microsoft/Google oder souveräne Open-Source-Stacks – im Fokus steht eine IT, die sicher läuft, leicht zu bedienen ist und sich flexibel erweitern lässt.
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Warum brauchen Unternehmen einen smarten Arbeitsplatz?
Ein smarter Arbeitsplatz bedeutet vor allem: Produktivität ohne Reibungsverluste. Wenn E-Mails, Dateien, Meetings, Telefonie und Dokumentenprozesse nahtlos zusammenarbeiten, entsteht ein durchgängiger digitaler Flow: unabhängig davon, ob Mitarbeitende im Büro, im Homeoffice oder mobil unterwegs sind.
Durch standardisierte Tools, ein zentrales Identitäts- & Zugriffsmodell und automatisierte Workflows sinkt der Supportaufwand, Entscheidungen werden schneller getroffen und Abläufe werden sicherer, transparenter und messbar effizienter.
Kurz gesagt: Ein Arbeitsplatz ist dann wirklich smart, wenn er Arbeit vereinfacht statt verkompliziert und wenn Teams dadurch jeden Tag spürbar mehr aus ihrer Zeit machen können.
„Ein smarter Arbeitsplatz schafft Verlässlichkeit und damit die Basis für schnelle Entscheidungen und gute Zusammenarbeit.“
- Heiko Rux, Chief Operations Officer NETUNITY
95 % der Mitarbeitenden verbringen aufgrund fehlender Integration bis zu 8 Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen.
Quelle: Der Prozessmanager, „ABBYY-Studie: Mitarbeiter verlieren bis zu einem Tag pro Woche Zeit mit der Suche nach Informationen in Dokumenten“.
Digitale Workplace-Lösungen für Unternehmen
Der Smart Office Ansatz basiert auf klar definierten Bausteinen für Zusammenarbeit, Prozesse und Betrieb – modular kombinierbar und auf unterschiedliche Organisationsanforderungen ausgerichtet.
Arbeitsplätze & Cloud
- Microsoft 365 Modern Workplace
- Google Workspace Modern Workplace
- OpenDesk – souveräner Arbeitsplatz
- Virtualisierte Desktops (AVD/MVD)
Telefonie & UCC
- VoIP-Geschäftstelefonie
- UCC & Contact Center
- Microsoft Teams-Telefonie
- SoftPBX Business
Dokumentenmanagement & Collaboration
- SharePoint DMS & Workflows
- ELO DMS & Archiv
- Managed Print & Scan
- OpenProject – Projekt- & Portfoliomanagement
ERP & Business-Apps
- 2WORK ERP – All-in-One ERP für KMU
- Dynamics 365 / CRM- & ERP-Suite
- Sage ERP (Branchenlösungen)
- ERPNext
Identität & Rechte
- Active Directory & Entra ID
- Single Sign-On & MFA
- Rollen- & Berechtigungskonzepte
Managed Services & ITSM
- Managed Workplace / Cloud / Telefonie
- Service Desk & ITSM-Prozesse
- Patch- & Lifecycle-Management
- Monitoring & SLA-Betrieb
Digitale Souveränität im Büroalltag
Viele IT-Landschaften bestehen aus gewachsenen Insellösungen, einzelnen Cloud-Abos und verstreuten Verträgen. Die Folge: fehlende Transparenz, mehr Abhängigkeiten, höhere Sicherheitsrisiken und unnötige Betriebskosten.
Was bedeutet digitale Souveränität konkret?
Digitale Souveränität heißt, selbst zu entscheiden,
- wo Daten liegen,
- welche Software eingesetzt wird,
- und wie flexibel Systeme später migriert oder erweitert werden können.
Wichtige Kriterien sind:
- Datenhoheit (EU-Standorte)
- Interoperabilität über offene Standards und APIs
- Austauschbare Komponenten ohne Vendor-Lock-in
- Nachvollziehbare, auditierbare Prozesse und Formate
Referenz-Architektur (Beispiel)
- Arbeitsplatz: OpenDesk + E-Mail/Calendar
- Projekte: OpenProject mit Storage-Integration
- Identität: Zentrales IAM mit SSO und MFA
- DMS/ERP-Anbindung: Über REST/GraphQL-APIs
Häufig gestellte Fragen
Was ist ein smarter Arbeitsplatz?
Ein smarter Arbeitsplatz ist eine digital vernetzte Arbeitsumgebung, in der E-Mails, Dateien, Meetings, Telefonie und Workflows nahtlos zusammenspielen. Ziel ist, Arbeit zu vereinfachen, Medienbrüche zu reduzieren und ortsunabhängig produktiv zu sein.
Welche Tools gehören zu einem smarten Arbeitsplatz?
Zu einem smarten Arbeitsplatz gehören u. a. Kollaborationstools (z. B. Microsoft 365, Google Workspace, OpenDesk), Telefonie/UCC, Dokumentenmanagement, Projekt-Tools, ERP-Systeme sowie Lösungen für Identität und Sicherheit. Entscheidend ist, dass diese Bausteine integriert und standardisiert sind.
Wie verbessert der digitale Arbeitsplatz die Produktivität?
Ein digitaler Arbeitsplatz reduziert Suchzeiten und Medienbrüche, automatisiert Routineaufgaben und macht Informationen zentral verfügbar. So können Teams schneller entscheiden, besser zusammenarbeiten und haben mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten.
Ansprechpartnerin für Smart Office & digitale Arbeitsplätze
Anne Stoll
Digital Office Management Expert
