Mehr als die Hälfte aller Microsoft-365-Lizenzen im Mittelstand liegt ungenutzt im Schrank und seit Juli 2026 ist dieser Leerlauf teurer geworden. Der Reflex heißt: kündigen oder wechseln. Ein anderer Weg heißt: erst einmal auspacken, was längst bezahlt ist. Warum die meisten Unternehmen bei Microsoft 365 kein Kostenproblem haben, sondern ein Nutzungsproblem und wo Copilot einen Unterschied macht.
Ein Großhändler, wie es ihn tausendfach gibt. Sechs Standorte, ein paar hundert Mitarbeiter, ein Lager, ein Fuhrpark. Ein Teil der Belegschaft sitzt im Büro, ein Teil steht an der Theke, ein Teil ist ständig unterwegs, im Lkw, beim Kunden, zwischen zwei Filialen. Vor einigen Jahren hat die Geschäftsführung auf Microsoft 365 umgestellt, weil es alle machen und weil Bank, Steuerberater und Lieferanten es ohnehin erwarten. Seitdem läuft es. E-Mails kommen an, Word öffnet sich, die Belege liegen irgendwo in der Cloud. Jeden Monat wird abgebucht. Niemand beschwert sich.
Und genau das ist das Problem.
Denn dieser Betrieb bezahlt jeden Monat für einen kompletten Werkzeugkasten voller Spezialwerkzeug. Benutzt wird davon: der Hammer. Outlook, Word, Excel, ein bisschen Teams. Der Rest liegt im Kasten. Ungenutzt. Aber bezahlt.
Mehr als die Hälfte liegt im Kasten
Das ist keine Ausnahme, es ist die Regel. Eine Auswertung des Analysehauses CoreView über rund fünf Millionen Nutzer kam zu dem Ergebnis, dass im Schnitt 56 Prozent der geschäftlichen Microsoft-365-Lizenzen inaktiv, unterausgelastet, überdimensioniert oder gar nicht zugewiesen sind. Mehr als die Hälfte. Nicht bei irgendwelchen Nachzüglern, sondern quer durch den Markt.
Seit Juli ist das Ungenutzte teurer
Und jetzt ist es teurer geworden. Zum 1. Juli 2026 hat Microsoft die Preise für mehrere Business-Pläne angehoben. Business Basic ist von 6 auf 7 Euro pro Nutzer und Monat gestiegen, ein Plus von knapp 17 Prozent. Business Standard klettert um rund 12 Prozent. Der offizielle Grund: Microsoft baut künstliche Intelligenz und neue Sicherheitsfunktionen fest in die Pakete ein. Wer also ohnehin schon einen großen Teil seines Abos nicht nutzt, zahlt seit diesem Sommer mehr dafür, dass er ihn weiterhin nicht nutzt.
Die naheliegende Reaktion wäre, Lizenzen zu kündigen und zu sparen. Die klügere Reaktion ist eine andere Frage: Was liegt da eigentlich alles im Kasten?
Bleiben oder wechseln: zwei verschiedene Fragen
Bevor es ans Auspacken geht, lohnt ein Schritt zurück. Denn im Moment gibt es nicht nur einen Grund, die eigene Microsoft-Umgebung zu hinterfragen, sondern zwei, und sie zeigen in unterschiedliche Richtungen. Der eine ist der Preis. Der andere ist eine Frage, die vor drei Jahren kaum ein Mittelständler gestellt hätte: Wie abhängig will ich eigentlich von einem Anbieter außerhalb der EU sein?
Diese zweite Frage hat mit Kosten in Euro erst einmal nichts zu tun. Sie handelt von Unabhängigkeit, von Datenhoheit, von der Möglichkeit, im Zweifel den Anbieter wechseln zu können. Für manche Unternehmen und viele Verwaltungen ist das inzwischen ein eigenes Motiv, sich europäische Alternativen zumindest anzusehen. Ein späterer Beitrag von NETUNITY wird genau das genauer beleuchten: was diese Alternativen heute leisten, wo sie an Grenzen stoßen und für wen sich der Wechsel ganz sicher lohnt.
Es ist also eine Abwägung. Auf der einen Seite die Kosten in Euro. Auf der anderen die Opportunitätskosten in Unabhängigkeit, das, was man aufgibt, wenn man bleibt. Diese Abwägung muss jedes Unternehmen für sich treffen, und sie fällt unterschiedlich aus.
Wer sie trifft und zu dem Schluss kommt, bei Microsoft zu bleiben, steht danach vor einer ganz anderen Frage. Dann geht es nicht mehr um die Grundsatzentscheidung, sondern darum, das Gewählte richtig zu nutzen. Und dann, darum geht es in diesem Artikel, redet man nicht über ein Kostenproblem. Sondern über ein Nutzungsproblem.
Was ein Abo wirklich enthält
Nehmen wir Microsoft 365 Business Premium. Das ist das Paket, das viele mittelständische Unternehmen buchen, oft weil es „das mit der Sicherheit“ ist. Interessanter Nebeneffekt der Preisrunde: Business Premium ist bei 22 Euro stabil geblieben, während die kleineren Pläne teurer wurden. Der Abstand ist also geschrumpft. Aber das ist nur die Preisseite.
Inhaltlich steckt in diesem einen Paket weit mehr als Office und Postfach. Es enthält Microsoft Defender for Business, also Schutz für die Endgeräte gegen Schadsoftware. Es enthält Intune, ein Werkzeug, mit dem sich Laptops und Smartphones zentral verwalten lassen, inklusive der Möglichkeit, ein verlorenes Gerät aus der Ferne zu sperren, was bei einer Belegschaft, die halb unterwegs ist, kein akademisches Detail ist. Es enthält Entra ID in der Premium-Stufe, mit dem sich steuern lässt, wer sich von wo und unter welchen Bedingungen anmelden darf. Und es enthält Purview, Werkzeuge zum Umgang mit sensiblen Daten.
Das ist kein Kleingedrucktes. Das sind Funktionen, für die andere Unternehmen eigene Produkte einkaufen. Sie sind bereits bezahlt. Nur eingerichtet hat sie niemand.
Der häufigste Fehler: gekauft, nie eingerichtet
Der typische Fall sieht so aus: Business Premium gebucht, weil es umfassend klingt. Defender läuft auf Werkseinstellung. Intune ist nie konfiguriert worden. Bedingter Zugriff, also die Regel „von diesem Gerät ja, von jenem nein“, wurde nie eingerichtet. Das Auto steht in der Garage, vollgetankt, und wird als Fahrrad benutzt.
Sparen heißt hier nicht kündigen
Sebastian Euch, der bei hanseConcept den Geschäftsbereich verantwortet, bringt es im Gespräch auf einen Punkt: Kostenersparnis bei Microsoft 365 entstehe selten durch Kündigen, sondern durch Konsolidierung. Man erhöht den Nutzungsgrad dessen, was man ohnehin hat, und schaltet dafür andere Werkzeuge ab, für die man zusätzlich zahlt. Der separate Virenschutz. Das externe Gerätemanagement. Der Extra-Dienst für Dateifreigabe. Vieles davon liegt in Business Premium bereits im Kasten.
Die Bestandsaufnahme beginnt im Admin Center
Wer den Nutzungsgrad ernsthaft heben will, braucht keinen weiteren Einkauf, sondern eine Bestandsaufnahme. Und die beginnt im Admin Center von Microsoft 365, dort wo sich für jede Lizenz nachvollziehen lässt, ob und wie sie genutzt wird.
Die üblichen Funde: zugewiesene Lizenzen für Personen, die seit Monaten nicht mehr im Unternehmen sind. Nutzer mit einer teuren Lizenz, die faktisch nur E-Mail brauchen. Doppelt vorgehaltene Funktionen, einmal in Microsoft 365, einmal als separat gekauftes Fremdprodukt. Branchenerhebungen beziffern den Anteil solcher „leeren“ oder falsch dimensionierten Lizenzen im Mittelstand auf 10 bis 30 Prozent. Das ist bares Geld, jeden Monat, ohne Gegenwert.
Nicht die billigste Lizenz für alle, sondern die passende für jeden
Der zweite Schritt ist das, was in der Fachsprache Rightsizing heißt: nicht die billigste Lizenz für alle, sondern die passende für jeden. Die Kollegin im Vertrieb, die den ganzen Tag in Teams-Besprechungen sitzt und mit externen Dokumenten arbeitet, braucht ein anderes Paket als der Lagermitarbeiter, der zweimal am Tag einen Lieferschein quittiert. Beide mit demselben teuren Abo auszustatten ist Verschwendung. Beide mit demselben billigen auszustatten macht die eine unproduktiv.
Copilot: der Unterschied zwischen nett und nützlich
Und dann ist da Copilot, der KI-Assistent, über den seit zwei Jahren alle reden. Hier lohnt eine nüchterne Unterscheidung, weil sie im Marketing gern verschwimmt.
In der Basisversion ist Copilot Chat bereits kostenlos in den Business- und Enterprise-Plänen enthalten. Kostenlos heißt: Er kann aus dem Internet Antworten holen, Texte formulieren, zusammenfassen. Was er in dieser Gratis-Variante nicht kann, ist auf Ihre eigenen Daten zugreifen, also auf Ihre Mails, Ihre Dateien, Ihre SharePoint-Ablage. Das leistet erst der kostenpflichtige Microsoft 365 Copilot, ein Zusatz für rund 28 Euro pro Nutzer und Monat, der seit dem Wegfall der Mindestbestellmengen auch für kleinste Betriebe ab der ersten Lizenz verfügbar ist.
Der Unterschied ist entscheidend. Gratis-Copilot ist ein besserer Chat-Bot im Browser. Der bezahlte Copilot ist ein Assistent, der weiß, worüber die letzte Projektbesprechung ging, weil er das Protokoll kennt, und der auf dieser Grundlage einen Serienbrief entwirft.
Das eine ist nett. Das andere verändert einen Arbeitstag.
Ein Werkzeug, das keiner anfasst, ist teuer
Auch das gehört zur Ehrlichkeit: Der bezahlte Copilot rechnet sich nicht mit der Gießkanne. Auswertungen zeigen, dass nur etwa ein Drittel der Menschen, die eine Copilot-Lizenz besitzen, sie überhaupt regelmäßig nutzen. Ein Werkzeug, das keiner anfasst, ist teuer, egal wie gut es ist. Sinnvoller ist, mit einer Gruppe von Power-Usern zu starten, echte Anwendungsfälle zu bauen, die Nutzung zu messen und erst dann breiter auszurollen. Wer Copilot verteilt wie Kaffeepads, verbrennt Geld.
Vom Werkzeug zum Prozess
Genau an dieser Stelle wird aus einem Lizenzthema ein Prozessthema. Denn der größte Hebel liegt oft nicht in einem einzelnen Werkzeug, sondern darin, wiederkehrende Abläufe klüger zu gestalten: das Angebot, das jeden Tag ähnlich entsteht, die Freigabe, die immer denselben Weg nimmt, die Übergabe zwischen zwei Standorten, die manuell passiert. Hier zahlt es sich aus, den Prozess erst zu verstehen und dann zu automatisieren, statt umgekehrt.
Was am Ende bleibt
Die unbequeme Wahrheit ist, dass die meisten Unternehmen bei Microsoft 365 kein Ausgabenproblem haben, sondern ein Nutzungsproblem. Sie besitzen längst mehr, als sie ahnen. Es ist nur nie ausgepackt worden.
Das lässt sich ändern, aber nicht an einem Nachmittag. Eine ehrliche Bestandsaufnahme, ein sauberes Rightsizing und die schrittweise Aktivierung dessen, was schon bezahlt ist, sind ein Projekt von Tagen Wochen, kein Klick. Der Lohn ist doppelt: Die laufenden Kosten sinken, weil Doppeltes wegfällt, und die Produktivität steigt, weil vorhandene Werkzeuge endlich arbeiten.
Es braucht dafür jemanden, der unter die Motorhaube schaut und nicht nur auf die Oberfläche. Der weiß, was in einem Abo steckt, wie man Defender scharf stellt, wie man Copilot so einführt, dass er benutzt wird. Genau das ist die Arbeit von Microsoft-Spezialisten, wie sie in der NETUNITY-Allianz zusammengeschlossen sind.
Innerhalb der Allianz ist hanseConcept das Unternehmen mit dieser Microsoft-DNA: seit den späten Neunzigern am Markt, in Hamburg und Potsdam ansässig, zertifizierter Microsoft-Partner für Modern Workplace, Sicherheit und Infrastruktur. Ihr Ansatz ist der beschriebene, den Nutzungsgrad einer bestehenden Umgebung zu heben, statt immer neue Lizenzen zu verkaufen, und dabei die darunterliegende Infrastruktur mitzudenken, was reine Konfigurations-Dienstleister nicht leisten.
Wo es darum geht, die Abläufe hinter den Werkzeugen zu verbessern, kommt mit radigile ein weiterer Partner der Allianz ins Spiel: spezialisiert auf KI-gestützte Prozessdigitalisierung, also darauf, wiederkehrende Prozesse zunächst sauber zu durchdenken und dann sinnvoll zu automatisieren. Die Technik ist da. Meistens ist sie sogar schon bezahlt. Es kommt darauf an, sie zu benutzen.